Wtyczka Akcesja / Inwentarz / Ubytki

Konfiguracja

Rozpoczynając pracę z wtyczką należy ją odpowiednio skonfigurować przydzielając uprawnienia bibliotekarzom oraz wprowadzając księgi akcesyjne, inwentarzowe i ubytkowe. Konfigurację wtyczki uruchamiamy klikając na menu górnym Więcej > Narzędzia i wybierając opcję Wtyczki.

W tabeli z zainstalowanymi wtyczkami przechodzimy do wiersza wtyczki Akcesja/Inwnetarz/Ubytki i klikamy na przycisk Działania oraz opcję Konfiguruj.

Uprawnienia

W pierwszym etapie konfiguracji należy nadać Uprawnienia dla bibliotekarzy klikając na przycisk Przejdź przy opcji Uprawnienia.

Uwaga! Pierwsze uprawnienia musi nadać Bibliotekarz posiadający uprawnienia superlibrarian.

W panelu konfiguracji uprawnień wyświetlona zostanie lista użytkowników wraz z przypisanymi uprawnieniami.

Uwaga! Nadane uprawnienia oznaczone są liczbą 1.

Nadanie uprawnień nowemu bibliotekarzowi rozpoczynamy od kliknięcia na przycisk Dodaj uprawnienia.

W polu Użytkownik (numer systemowy) wprowadzamy numer systemowy (borrowernumber) lub imię/nazwisko/numer karty i wybieramy z podpowiedzi. Następnie zaznaczamy odpowiednie uprawnienia dla bibliotekarza. Do dyspozycji mamy:

• (inventory_permissions) Dostęp do konfiguracji uprawnień.
• (inventory_definitions_super) Dostęp do wszystkich ksiąg, niezależnie do jakiej biblioteki zostały one przypisane. Użytkownik powinien także mieć dostęp do rodzaju księgi.
• (inventory_definitions) Dostęp do konfiguracji funkcji definiowania ksiąg.
• (inventory_books) Dostęp do modułu Inwentarza. Domyślnie – wyłącznie do ksiąg przypisanych do Biblioteki użytkownika.
• (inventory_accession) Dostęp do modułu Akcesji. Domyślnie – wyłącznie do ksiąg przypisanych do Biblioteki użytkownika.
• (inventory_writeoffs) Dostęp do modułu Ubytków. Domyślnie – wyłącznie do ksiąg przypisanych do Biblioteki użytkownika.
• (inventory_add) Dostęp do funkcji dodawania egzemplarzy do akcesji z poziomu modułu gromadzenia oraz dostęp do dodawania inwentarza z poziomu egzemplarza. Gdy użytkownik posiada także nadane uprawnienie inventory_definitions_super, może dodać egzemplarze do inwentarza do ksiąg przypisanych do innych bibliotek.

Uwaga! Nadawanie uprawnień wymaga inventory_permissions

Księgi

Definiowanie ksiąg rozpoczynamy klikając na przycisk Przejdź przy opcji Księgi w panelu konfiguracji wtyczki.

Uwaga! Dostęp do definiowania ksiąg (akcesyjnych, inwentarzowych, ubytkowych) dla biblioteki użytkownika wymaga uprawnienia inventory_definitions. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik może definiować księgi dla innych bibliotek.

• 

• 

Uwaga! Jeśli wcześniej były zdefiniowane księgi ujrzymy je w tabeli podzielonej na dwie zakładki – księgi aktywne (w użyciu) oraz nieaktywne (wyłączone z użytku).

Dodawanie/Modyfikowanie/Usuwanie księgi akcesji

Definiowanie nowej księgi akcesyjnej rozpoczynamy klikając na przycisk Nowa i wybierając Nowa księga akcesji.

Uzupełniamy formularz nowej księgi. Dane z księgi akcesji możemy eksportować w kilku formatach. W opcji Format eksportu do wyboru mamy możliwość ich określenia. Do dyspozycji są formaty PDF, CSV, Excel (XLS) oraz funkcje kopiowania (Copy) i drukowania (Print). Jeśli uzupełnimy prefiks i sufiks numeru, będzie on domyślnie wprowadzony we wszystkich stworzonych akcesjach (952$f). Przy większej ilości ksiąg akcesyjnych zalecane jest wprowadzenie minimum oznaczenia Prefiks. Domyślnie podczas tworzenia nowej księgi zaznaczona jest opcja Księga w użyciu.
Uwaga! Kolorem czerwonym oznaczone są wymagane pola.

Modyfikację lub Usunięcie istniejącej księgi realizujemy klikając na przycisk Działania > Modyfikuj lub Usuń przy wybranej księdze akcesyjnej.

Uwaga! Usunięcie księgi jest możliwe w przypadku, gdy nie wprowadzono do niej żadnej pozycji.

Zamknięcie księgi wymaga jej zmodyfikowania i odznaczenia opcji Księga w użyciu. Wówczas księga przechodzi do zakładki Nieaktywne księgi akcesyjne.

Dodawanie/Modyfikowanie/Usuwanie księgi ubytków

Definiowanie nowej księgi ubytków rozpoczynamy klikając na przycisk Nowa i wybierając Nowa księga ubytków.

Uzupełniamy formularz nowej księgi. Egzemplarze z księgi ubytków możemy eksportować w kilku formatach. W opcji Format eksportu do wyboru mamy możliwość ich określenia. Do dyspozycji są formaty PDF, CSV, Excel (XLS) oraz funkcje kopiowania (Copy) i drukowania (Print). Jeśli uzupełnimy prefiks i sufiks numeru, będzie on domyślnie wprowadzony we wszystkich ubytkowanych egzemplarzach (w polu sygnatury – 952$o). Przy większej ilości ksiąg ubytkowych zalecane jest wprowadzenie minimum oznaczenia Prefiks. Domyślnie podczas tworzenia nowej księgi zaznaczona jest opcja Księga w użyciu.
Uwaga! Kolorem czerwonym oznaczone są wymagane pola.

Modyfikację lub Usunięcie istniejącej księgi realizujemy klikając na przycisk Działania > Modyfikuj lub Usuń przy wybranej księdze ubytków.

Uwaga! Usunięcie księgi jest możliwe w przypadku, gdy nie wprowadzono do niej żadnej pozycji.

Zamknięcie księgi wymaga jej zmodyfikowania i odznaczenia opcji >Księga w użyciu. Wówczas księga przechodzi do zakładki Nieaktywne księgi ubytków.

Dodawanie/Modyfikowanie/Usuwanie księgi inwentarza

Definiowanie nowej księgi inwentarzowej rozpoczynamy klikając na przycisk Nowa i wybierając Nowa księga inwentarzowa.

Uzupełniamy formularz nowej księgi. Dane z księgi inwentarzowej możemy eksportować w kilku formatach. W opcji Format eksportu do wyboru mamy możliwość ich określenia. Do dyspozycji są formaty PDF, CSV, Excel (XLS) oraz funkcje kopiowania (Copy) i drukowania (Print). Jeśli uzupełnimy prefiks i sufiks numeru, będzie on domyślnie wprowadzony we wszystkich inwentaryzowanych egzemplarzach w polu 952$i. Przy większej ilości ksiąg inwentarzowych zalecane jest wprowadzenie minimum oznaczenia Prefiks. Jeśli dostępne są nieskojarzone księgi ubytkowe w polu Skojarzona księga ubytków dostępna będzie ich lista.
Uwaga! Kolorem czerwonym oznaczone są wymagane pola.

Modyfikację lub Usunięcie istniejącej księgi realizujemy klikając na przycisk Działania > Modyfikuj lub Usuń przy wybranej księdze inwentarzowej.

Uwaga! Usunięcie księgi jest możliwe w przypadku, gdy nie wprowadzono do niej żadnej pozycji.

Zamknięcie księgi wymaga jej zmodyfikowania i odznaczenia opcji Księga w użyciu. Wówczas księga przechodzi do zakładki Nieaktywne księgi inwentarzowe.

Akcesja

Stworzone księgi akcesji widoczne są w panelu Akcesja/Inwentarz/Ubytki dostępnym w górnym menu interfejsu bibliotekarza.
Uwaga! Dostęp do ksiąg akcesyjnych z biblioteki użytkownika wymaga uprawnienia inventory_accession. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik uzyskuje dostęp także do ksiąg z innych bibliotek.

Szczegóły akcesji

Po wybraniu księgi akcesyjnej widzimy listę wprowadzonych akcesji.

Lista akcesji dostępna jest w formie tabeli, którą możemy eksportować w jednej z pięciu dostępnych opcji [1].
Do zawężenia poszukiwanej akcesji możemy skorzystać z Filtrów wyszukiwania po lewej stronie [2].
W menu górnym modułu Akcesji otrzymujemy możliwość dodania, modyfikacji lub usunięcia akcesji [3].

Szczegółowe informację o wprowadzonej akcesji możemy zobaczyć klikając na ikonę (+) umieszczoną w pierwszej kolumnie tabeli [4].

Uwaga!

1. Informacje wyświetlające się w kolorze czerwonym mogą oznaczać:
   • brak dodanych egzemplarzy do inwentarza (Całkowity koszt: 0.00),
   • niezgodność ilości egzemplarzy,
   • niezgodność kosztów wprowadzonych w akcesji.
2. Wartości w komórkach w kolorze żółtym można modyfikować, klikając na ich wartość i wpisując nową.
3. Dostęp do ksiąg akcesyjnych z biblioteki użytkownika wymaga uprawnienia inventory_accession. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik uzyskuje dostęp także do ksiąg z innych bibliotek.

Dodawanie akcesji

Dodanie nowej akcesji rozpoczynamy od kliknięcia w górnym menu modułu Akcesji przycisku Dodaj akcesję.

Uzupełniamy dane nowej akcesji. Kolorem czerwonym oznaczone są wymagane pola.
Numer akcesji nadawany jest automatycznie (Prefiksnumer_kolejnej_akcesjiSufiks). Liczba jednostek określa ilość egzemplarzy dla danej akcesji w rozróżnieniu na poszczególne typy (dla celów statystycznych).
Wybieramy sposób pozyskania. Informacje z listy rozwijanej definiowanie są w dopuszczonych wartościach systemu Koha (IVB_ACQ_MODES).

W polu Po dodaniu mamy możliwość wybrania operacji, która nastąpi po zapisaniu:

• przejdź do odbioru akcesji – dane zostaną zachowane i zostaniemy przekierowani do modułu Gromadzenia.
• dodaj kolejną akcesję – dane zostaną zachowane i zostaniemy przekierowani do formularza dodawania nowej akcesji.

Dodawanie zamówienia i wiązanie z akcesją

Moduł Akcesji powiązany jest z innym modułem, dlatego też zalecane jest, aby wszystkie nowe tytuły zamawiane były przy pomocy Gromadzenia (zob. moduł Gromadzenia).

Po stworzeniu i zamknięciu koszyka (zamówienia) w module gromadzenia przechodzimy do wprowadzenia Akcesji klikając przycisk Dodaj akcesję.

W zakładce Księgi akcesyjne wybieramy z listy odpowiednią księgę.
Uzupełniamy dane nowej akcesji – zob. Dodawanie akcesji.
Następnie należy wybrać opcję przejdź do odbioru akcesji i zatwierdzić.

Dane zostaną zachowane i zostaniemy przekierowani do modułu Gromadzenia.
Uwaga! Użytkownik musi posiadać uprawnienie inventory_add.

Numer akcesji automatycznie zostanie wprowadzony do pola Faktura dostawcy. Po wypełnieniu danych tj. Kosztu dostarczenia i Funduszu dostawy klikamy przycisk Dalej. Następnie otrzymujemy zamówienie zgodnie z zasadami modułu gromadzenia.

Po zakończeniu otrzymywania egzemplarza/y, wiążemy zamówienie z akcesją klikając Dodaj do akcesji w opcji Powiązanie.

Otrzymujemy informację o powiązaniu koszyka z akcesją, a następnie zamykamy zamówienie.

Inwentarz

Stworzone księgi inwentarzowe widoczne są w panelu Akcesja/Inwentarz/Ubytki dostępnym w górnym menu interfejsu bibliotekarza.
Uwaga! Dostęp do ksiąg inwentarzowych z biblioteki użytkownika wymaga uprawnienia inventory_books. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik uzyskuje dostęp także do ksiąg z innych bibliotek.

Szczegóły księgi inwentarzowej

Po wybraniu księgi inwentarzowej widzimy listę wprowadzonych egzemplarzy do inwentarza.

Lista egzemplarzy zainwentaryzowanych dostępna jest w formie tabeli, którą możemy eksportować w jednej z pięciu dostępnych opcji [1].
Do zawężenia poszukiwanej akcesji możemy skorzystać z Filtrów wyszukiwania po lewej stronie [2].

Uwaga!

• Nr ubytku jest automatycznie wypełniany, gdy egzemplarz znajdue się już w protokole ubytków.
• Wartości w komórkach w kolorze żółtym można modyfikować, klikając na ich wartość i wpisując nową.

Dodawanie do inwentarza

Egzemplarz do inwentarza można dodać na dwa sposoby: z poziomu rekordu lub egzemplarza. Niezbędne jest do tego wypełnienie wszystkich wymaganych pól tj. data nabycia, sygnatura, cena.
Uwaga! Dodawanie egzemplarza do inwentarza (księga inwentarzowa z biblioteki użytkownika) wymaga uprawnienia inventory_add. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik uzyskuje możliwość dodania do księgi z innej biblioteki.

Dodawanie do inwentarza z poziomu egzemplarza

Modyfikując dane egzemplarza mamy możliwość dodania go do inwentarza.

Wybieramy z Modyfikuj opcję Modyfikuj egzemplarze [1], a następnie konkretny egzemplarz lub Modyfikuj w tabeli z egzemplarzami [2].

Jeśli wszystkie pola będą wypełnione, dodanie do inwentarza można przeprowadzić z poziomu modyfikacji egzemplarza klikając na Zapisz zmiany i dodaj do inwentarza [1].

Jeśli egzemplarz był wprowadzany przy pomocy modułu Gromadzenia, będzie wypełniony już Numer akcesji. Należy zatem wybrać księgę inwentarzową i zatwierdzić klikając Dodaj.
Uwaga! Egzemplarz, który nie był wprowadzany przez moduł Gromadzenia także można dodać do inwentarza. Należy wcześniej stworzyć nową akcesję, zaznaczyć opcję Zmień/dodaj do akcesji i wprowadzić numer akcesji ręcznie (opcja niezalecana).

Poprawne dodanie egzemplarza do inwentarza zasygnalizowane zostanie powyższą informacją.
Jeśli egzemplarz widnieje już w inwentarzu to podczas modyfikacji egzemplarza wyświetlona zostanie poniższa informacja.

Dodawanie do inwentarza z poziomu rekordu

Realizujemy z poziomu szczegółów egzemplarzy.

Jeśli wszystkie pola będą wypełnione dodanie do inwentarza można przeprowadzić z poziomu szczegółów egzemplarza klikając na Dodaj do inwentarza przy odpowiednim egzemplarzu.

Jeśli egzemplarz był wprowadzany przy pomocy modułu Gromadzenia, będzie wypełniony już numer akcesji. Należy zatem wybrać księgę inwentarzową i zatwierdzić klikając Dodaj.
Uwaga! Egzemplarz, który nie był wprowadzany przez moduł Gromadzenia można także dodać do inwentarza. Należy wcześniej stworzyć nową akcesję, zaznaczyć opcję Zmień/dodaj do akcesji i wprowadzić numer akcesji ręcznie (opcja niezalecana).

Poprawne dodanie egzemplarza do inwentarza zasygnalizowane zostanie powyższą informacją.
Jeśli egzemplarz widnieje już w inwentarzu wyświetlona zostanie poniższa informacja.

Ubytki

Stworzone księgi ubytków widoczne są w panelu Akcesja/Inwentarz/Ubytki dostępnym w górnym menu interfejsu bibliotekarza.
Uwaga! Dostęp do ksiąg ubytkowych z biblioteki użytkownika wymaga uprawnienia inventory_writeoffs. W połączeniu z uprawnieniem inventory_definitions_super użytkownik uzyskuje dostęp także do ksiąg z innych bibliotek.

Szczegóły księgi ubytkowej

Po wybraniu księgi ubytkowej widzimy listę protokołów ubytkowych.

Lista protokołów ubytków dostępna jest w formie tabeli, którą możemy eksportować w jednej z pięciu dostępnych opcji [1].
Do zawężenia poszukiwanej akcesji możemy skorzystać z Filtrów wyszukiwania po lewej stronie[2].
W menu górnym modułu Ubytków otrzymujemy możliwość dodania nowego protokołu [3].
Informacje o protokole ubytków możemy zobaczyć klikając na ikonę umieszczoną w pierwszej kolumnie [4].

Uwaga! Wartości w komórkach w kolorze żółtym można modyfikować, klikając na ich wartość i wpisując nową.

Dodawanie nowego protokołu ubytków

Dodanie nowego protokołu rozpoczynamy od kliknięcia w górnym menu modułu Ubytków, Dodaj ubytki.

Uzupełniamy dane nowego protokołu. Kolorem czerwonym oznaczone są wymagane pola. Numer protokołu nadawany jest automatycznie (Prefiksnumer_kolejnego_protokołuSufiks). Wybieramy powód ubytkowania. Informacje z listy rozwijanej definiowanie są w dopuszczonych wartościach systemu Koha (IVB_WOFF_REASONS).

Koszt zarządzany ręcznie spełnia dwie funkcje: potwierdzenia sumy kosztów ubytkowanych egzemplarzy oraz w połączeniu z opcją Ilość zarządzania ręcznie – ogólny koszt. W przypadku, gdy egzemplarze nie były dodane do inwentarza można je ubytkować, wybierając i definiując opcję Ilość zarządzana ręcznie.

Uwaga! Egzemplarzom, które nie są ujęte w inwentarzu należy ręcznie zmienić status po ubytkowaniu.

Jeśli opcja Ilość zarządzana ręcznie nie jest zaznaczona, to po zapisie nowego protokołu zostaniemy przekierowani do opcji dołączania egzemplarzy do protokołu.

Lista egzemplarzy w powiązanej księdze inwentarzowej dostępna jest w formie tabeli. Dodanie egzemplarza do protokołu wykonujemy klikając na przycisk Dodaj do protokołu [1].
Do zawężenia poszukiwanych egzemplarzy z inwentarza możemy skorzystać z Filtrów wyszukiwania po lewej stronie [2].

Jeśli dodaliśmy egzemplarze, które mają zostać ubytkowane zatwierdzamy klikając Ok.

Jeśli przez pomyłkę dodaliśmy egzemplarz do protokołu, można tę operację cofnąć, klikając na przycisk Usuń z protokołu w kolumnie Akcja przy egzemplarzu [1].
Do potwierdzenia należności zalecane jest zaznaczenie opcji Koszt zarządzany ręcznie i wprowadzenie sumy wartości jednostek w pole Wartość jednostek [2].
Jeśli wprowadziliśmy wszystkie dane i egzemplarze do ubytkowania, zamykamy protokół klikając Zapisz i zamknij protokół[3].

Uwaga!

• Zamknięcia protokołu nie można cofnąć!
• Po zamknięciu we wszystkich wskazanych egzemplarzach zostanie:
  • zmieniona sygnatura (952$o) na numer protokołu ubytku
  • nadany odpowiedni status, w zależności od wybranego powodu ubytkowania:
    • Inny – pole 952$0 na wartość 4
    • Nieaktualny – pole 952$0 na wartość 1
    • Uszkodzony – pole 952$4 na wartość 1
    • Zagubiony – pole 952$1 na wartość 1
    • Zagubiony i zwrócony – pole 952$1 na wartość 3

Drukowanie protokołu

Po zamknięciu protokółu możemy go wydrukować.

Drukowanie zostało podzielone na dwa etapy:

• drukowanie protokołu – kliknij Drukuj, a następnie Treść protokołu [1]
• drukowanie listy egzemplarzy – możemy eksportować w jednej z pięciu dostępnych opcji [2].

Usuwanie protokołu

Usunięcie protokołu jest możliwe z poziomu jego szczegółów.

Należy edytować protokół i wybrać z górnego menu Usuń protokół.

Uwaga!

• Po zamknięciu protokołu ubytków nie ma możliwości jego usunięcia!
• Jeśli są przypisane egzemplarze do protokołu, nie ma możliwości jego usunięcia.